A importância da secretária na clínica médica
Vamos falar no poder que a secretaria tem para aumentar a conversão de ligações em agendamentos e, ajudar no sucesso do seu consultório.
O papel da secretária não é de apenas estar disponível, ser simpática e proativa. Elas têm atuação fundamental no trato com os pacientes, na quantidade de consultas agendadas e até na satisfação final com os serviços prestados. É por isso que treinar as secretárias corretamente faz toda diferença no resultado do seu consultório.
-Crie uma parceria com a sua secretária
A secretária é uma extensão do consultório, pois é ela que faz o agendamento, tem o primeiro contato com o paciente, liga para confirmar as consultas do dia, recebe o paciente na recepção e faz o primeiro acolhimento. Ela também faz parte do seu marketing, é a vitrine do seus serviços.
Por este motivo, valorize a pessoa que trabalha com você e permita que ela se sinta da importante e saiba o papel que exerce no consultório. Pessoas trabalham melhor quando são reconhecidas e valorizados no seu local de trabalho. Por isso, procure mostrar a importância desta parceria para que a clínica alcance um bom resultado.
EXPLIQUE A SUA SECRETÁRIA QUAL A SUA HISTÓRIO E O SEU SERVIÇO
Contando a sua colaboradora sua história profissional, seu currículo, e a sua especialidade, ajuda a sua secretária a transformar as ligações em agendamentos, já que ela vai ter propriedade em vender e explicar o seu serviço.
A dica é chamar sua secretária para um café e bater um papo sobre sua formação, sobre sua paixão pela medicina, sobre o paciente ideal e seu público alvo, sobre o esforço que você tem em trazer novos pacientes.
Assim, ela vai conseguir ter uma visão mais ampla do seu trabalho e passar mais firmeza, segurança e conhecimento para aqueles que procuram pelos seus serviços.
Organizar as rotinas do consultório
Explica a sua secretária a importância e como criar um processo de organização da rotina diária, definindo prioridade, criando horário para cada atividade. Eliminando assim pendências e falhas nas tarefas.
Organizar processos com tempo e horário certo para serem realizados, evita que tarefas importantes sejam esquecidas ou postergadas.
Explicar a importância da empatia e atenção com o paciente
Mostrar um interesse na pessoa que liga ou no paciente que está presente e dar atenção as necessidades e as demandas de cada um. Com isso o paciente se sentirá acolhido, escutado e respeitado.
O atendimento começa pela recepção!
Ensinado a vender por telefone
O primeiro passo para vender o serviço médico passa contato com um possível paciente com a secretária, na hora de tentar marcar uma consulta, ou exame.
Quando bem orientada esta sabe que deve ser atenciosa e acolhedora e tem conhecimento do currículo e serviço do médico e deve usar esta informação para transformar a ligação em agendamento, mostrando que o valor da consulta não é mais importante a importância do serviço do médico, seu diferencial em relação aos demais profissionais e o quanto ele é preparado na sua especialidade.
Uma boa dica é começar com um pequeno script, até que tudo comece a fluir de uma forma natural. Juntos, vocês podem mapear as perguntas mais frequentes e quais as principais objeções surgem durante a marcação da consulta. Com essas informações em mãos, é possível criar estratégias e respostas inteligentes para maximizar a quantidade de agendamentos.
Enxergar o consultório como uma empresa é fundamental para conquistar uma boa fatia do mercado e não ser engolido pela concorrência. Para isso, tenha uma visão clara do seu modelo de negócio e formule estratégias bem definidas de crescimento.
Contar com o apoio e parceria de todos os seus colaboradores, não só melhora o ambiente de trabalho, mas também tem se mostrado uma ação de extrema importância para a captação e a retenção dos pacientes em longo prazo.
A Ajuste Contabilidade pode ajudar a preparar sua colaboradora!
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